استخدام Access 2002 أو Excel 2002 في إدارة البيانات

استخدام Access 2002 أو Excel 2002 في إدارة البيانات

إنني لا أفضل أي من Microsoft Excel 2002 أو Microsoft Access 2002 على الآخر إلا أنه قد يتضح في بعض الأحيان أن أفضل البرامج لإدارة البيانات هو آخر برنامج يمكن توقعه.
إذا كان المستخدم يحتاج إلى الوصول إلى المعلومات وتحديثها بكفاءة عالية ودقة متناهية، فإنه يصعب في تلك الحالة تحديد خيار البرنامج الأمثل الذي يمكن استخدامه. سنتحدث في هذا العمود عن كيفية اختيار أفضل البرامج بما يتلاءم مع نوعية البيانات.ش
يمكن في كل من Access وExcel تنفيذ الإجراءات التالية:
• تشغيل استعلامات قوية لفرز البيانات وتصفيتها.
• إجراء حسابات معقدة لاشتقاق المعلومات المرغوبة.
• استخدام طريقتي العرض Microsoft PivotTable و Microsoft PivotChart للتعامل مع البيانات بصورة تبادلية.
• إنشاء تقارير عن البيانات وعرضها بتنسيقات مختلفة.
• استخدام النماذج لإضافة البيانات وتغييرها وحذفها والتنقل خلالها بسهولة.
• إنشاء دمج مراسلات Microsoft Word لإنتاج كميات كبيرة من بطاقات العنونة على سبيل المثال.
• الاتصال بالبيانات الخارجية وعرضها والاستعلام عنها وتحريرها دون الحاجة إلى الاستيراد.
• إنشاء صفحات ويب لعرض البيانات للقراءة فقط، أو الوصول إليها بتنسيق قابل للتحديث.
• استيراد البيانات من قواعد بيانات خارجية (مثل Access أو Microsoft SQL Server)، ومن أنواع ملفات أخرى (مثل txt. أو htm.).


يمكن في كلا البرنامجين تنسيق البيانات في شكل أعمدة يطلق عليها اسم حقول، وهي تخزن نوعًا معينًا من المعلومات أو نوع بيانات خاص. تستخدم الخلية الأولى في أعلى كل عمود في تسمية العمود، ويظهر الاختلاف فقط بين البرنامجين في المصطلحات حيث يطلق على العنصر الذي يسمى صف في Excel اسم سجل في Access.

يمكن على سبيل المثال إنشاء قائمة للموظفين تحتوي على خمسة أعمدة لتنظيم أرقام معرفات الموظفين وأسمائهم الأولي والأخيرة وأرقام هاتف العمل وتاريخ التعيين ويظهر في الخلية العليا من كل عمود تسمية نصية تصف البيانات.

لما المقارنة بين البرنامجين؟
إن هذا سؤال عادل، فبرنامج Excel ليس نظامًا لإدارة قواعد البيانات، بل هو برنامج خاص بجداول البيانات يقوم بتخزين وحدات المعلومات في خلايا تظهر في شكل صفوف وأعمدة ويطلق عليها اسم أوراق العمل. تعتبر إدارة القوائم هي أكثر المهام الشائعة التي يتم تنفيذها في Excel ومثال لذلك أرقام الهاتف أو بيانات الموظفين. على الجانب الآخر، يقوم برنامج Access بتخزين البيانات في جداول شبيهة إلى حد كبير بأوراق العمل إلا أنها مصممة بما يتيح إجراء استعلامات معقدة على البيانات الموجودة بها من حيث علاقتها بالبيانات المخزنة في جداول ومواقع أخرى، بل وفي الحقول الموجودة داخل جداول أخرى.

يتوقف اختيارك على ما إذا كانت البيانات علائقية أم لا
يفضل تخزين البيانات بطريقة منطقية في جدول واحد أو ورقة عمل واحدة إذا كان ذلك ممكنًا. يقصد بالتخزين المنطقي أن تكون البيانات داخل كل عمود مرتبطة ببعضها البعض مباشرة، ولا تحتاج سوى جدول مسطح واحد فقط لتخزينها إما في Access أو Excel، ويجب تخزينها بالكامل وتحديثها في نفس طريقة العرض. ذلك النوع من البيانات التي تقع في صفحة أو ورقة واحدة فقط يطلق عليه اسم البيانات المسطحة أو غير العلائقية، ومثال لذلك نموذج الموظفين السابق الذكر، فمن غير المنطقي تخزين الاسم الأخير للموظف في جدول مختلف عن الجدول الذي يوجد فيه اسمه الأول.

إن أكثر المهام شيوعًا في Excel 2002 هي إدارة القوائم. ويفضل تخزين البيانات منطقيًا في ورقة عمل واحدة أو جدول واحد إذا كان ذلك ممكنًا.

ولكن إذا كانت البيانات تتطلب أكثر من جدول واحد لتخزينها، فلا بد في هذه الحالة من إنشاء قاعدة بيانات علائقية يختص كل جدول فيها بوصف نوع معين من أنواع البيانات (كأن يختص الجدول مثلاً بطلبات أحد العملاء). إذا تطلب تخزين البيانات وجود قاعدة بيانات علائقية فإن ذلك يشير بالضرورة إلى وجود علاقة رأس بأطراف بين هذه البيانات. إذا كان هناك مثلاً قاعدة بيانات خاصة بطلبات العملاء، فسوف يحتوي أحد الجداول فيها على أسماء العملاء بينما يحتوي جدول آخر على طلباتهم، وقد يكون هناك أكثر من طلب لعميل واحد. قد ترغب أيضًا في إنشاء جدول آخر لتخزين بيانات كل طلب على حدة، فقد يكون هناك أكثر من شكل للمنتج الواحد. يفضل دائمًا تخزين البيانات العلائقية في Access.

يتضح مما سبق وجود علاقة مباشرة بين حجم البيانات وكيفية تنسيقها بأسلوب فعّال، فكلما ازداد حجم البيانات، أصبح من الضروري تنسيقها في جداول في برنامج Access. يوفر كلاً من Access وExcel معرّفات فريدة تساعدك على إدارة البيانات والحفاظ على دقتها. المفتاح الأساسي في Access هو ذلك الرمز الذي يظهر على شكل مفتاح عند عرض الجدول في طريقة عرض التصميم، وهو يعرّف كل سجل في قاعدة البيانات بشكل فريد؛ بينما يتم في برنامج Excel ترقيم الصفوف، والإشارة إلى الأعمدة بالحروف بحيث يصبح لكل خلية أو نطاق من الخلايا مرجع فريد مثل B5، تمامًا مثلما هو الحال في رقم التأمين الاجتماعي الذي يعد معرّفًا فريدًا لأحد الأشخاص دون الآخر في حياتنا العادية.

"مثلما يوجد في حياتنا العادية رقم تأمين اجتماعي يعرّف أحد الأشخاص دون الآخر، يوجد في Access المفتاح الأساسي وفي Excel مرجع الخلية."

عندما يتصل أحد الأشخاص بعيادة الطبيب أو بشركة التأمين، يُطلب منه رقم التأمين الاجتماعي إلى جانب الاسم، حيث أن الاسم الأخير أو حتى الاسم بالكامل قد لا يكون كافيًا لتمييز شخص عن آخر. دائمًا ما تكون المعرفات الفريدة في صورة رقمية، فهي تحافظ بذلك على تكامل البيانات ولا تسمح بظهور سجلات أو بيانات مكررة في الخلايا والتي تعرف باسم القيم الخالية. تسّهل المعرّفات الفريدة أيضًا استرجاع البيانات بسرعة عند إجراء عمليات البحث أو الفرز.

متى يستخدم برنامج Access
يستخدم برنامج Access في الحالات التالية:

• عند الحاجة إلى قاعدة بيانات علائقية (جداول متعددة) لتخزين البيانات.
• عند الحاجة إلى إضافة المزيد من الجداول لمجموعة من البيانات المسطحة أو غير العلائقية في المستقبل
على سبيل المثال، إذا كنت تريد تتبع بيانات العملاء كالاسم الأول والأخير والعنوان ورقم الهاتف ولكن هذه المعلومات قد تتسع في المستقبل لتشمل طلبات هؤلاء العملاء، فيفضل في هذه الحالة بدء مشروع البيانات في Access.
• عندما يكون هناك قدر كبير جدًا من البيانات المراد تخزينها (تبلغ آلاف الإدخالات).
على سبيل المثال، إذا كان المطلوب هو تخزين البيانات الخاصة بموظفي شركة يعمل بها عدد كبير من الموظفين، فيفضل في هذه الحالة استخدام Access.
• إذا كانت معظم البيانات تظهر في صورة سلاسل نصية طويلة (ليست أرقامًا أو معرفة كالأرقام).
• عند الاعتماد على العديد من قواعد البيانات الخارجية في استنباط المعلومات التي تحتاجها وتحليلها
عند الاعتماد على العديد من قواعد البيانات الخارجية في استنباط المعلومات التي تحتاجها وتحليلها
• عند الحاجة إلى المحافظة على اتصال دائم بقاعدة بيانات خارجية كبيرة كتلك التي يتم إنشاؤها باستخدام ملقم Microsoft SQL.
• عند الرغبة في تشغيل استعلامات معقدة.
على سبيل المثال، عند العمل في إحدى الشركات الكبيرة التي تتلقى طلبات العملاء قد يتطلب الأمر أحيانًا البحث عن أسماء العملاء المخزنة في قاعدة بيانات ملقم SQL أثناء تلقي طلبات عملاء جدد في Access. يمكن المحافظة على الاتصال بقاعدة بيانات ملقم SQL من خلال طريقة عرض الجدول في Access، وعند إضافة أحد أسماء العملاء أو البحث عنه فإن العمل يتم من خلال قاعدة بيانات ملقم SQL، بينما يتم تخزين تفاصيل الطلب الجديد الذي تلقيته منذ قليل في جداول Access.
• عندما يتعامل العديد من الأشخاص مع قاعدة البيانات، ويتطلب الأمر وجود مجموعة خيارات متنوعة وقوية لعرض البيانات لكي يتم تحديثها.
على سبيل المثال، يحتوي برنامج Access على صفحات بيانات Access التي تلائم المستخدم ذا الخبرة الفنية العالية، كما يحتوي أيضًا على نماذج يسهل استخدامها بواسطة المستخدم العادي.
متى يستخدم برنامج Excel
يستخدم برنامج Excel في الحالات التالية:
• عند الرغبة في عرض بيانات مسطحة أو غير علائقية (أي أنه ليس هناك حاجة لوجود قاعدة بيانات علائقية تحتوي على العديد من الجداول).
• ينطبق ذلك بصفة خاصة على البيانات التي تكون في معظمها رقمية — علي سبيل المثال، عند الرغبة في ضبط الميزانية المالية الخاصة لسنة معينة. عندما يكون الهدف الأساسي هو إجراء الحسابات والمقارنات الإحصائية على البيانات — على سبيل المثال، عند الرغبة في إجراء تحليل يتعلق بمقدار التكلفة / الربح في ميزانية الشركة.
• عند التيقن من أن حجم البيانات يسهل إدارته (ألا يزيد الحجم عن 15000 صف).

حماية البيانات في Acess وExcel
يجب معرفة الطرق التي يمكن من خلالها حماية البيانات بغض النظر عن نوعية البرنامج المستخدم. فيما يلي بعض التلميحات التي توضح ذلك:
• يجب إنشاء نسخة احتياطية من الملف في كل مرة يتم فيها تحديث البيانات.
• يجب تجنب ترك خلايا فارغة في الصفوف والأعمدة التي تحتوي على بيانات.
• يجب استخدام خيارات الإظهار / الإخفاء لمنع عرض البيانات الحساسة إذا كان ذلك ممكنًا.
• يجب التحكم في وصول المستخدمين إلى البيانات حتى يمكن حمايتها. تشتمل إجراءات الأمان على التالي:
1- التشفير
2- الحماية بكلمة مرور
3- أذونات المستخدمين
4- التواقيع الرقمية
5- امتيازات القراءة فقط

إذا كانت لديك أية أسئلة، فيمكنك البحث داخل التعليمات في كلا البرنامجين باستخدام المربع طرح سؤال الموجود في شريط القوائم، وذلك بكتابة السؤال ثم الضغط على مفتاح Enter في لوحة المفاتيح.
أتمنى لو كان لدي Office XP عندما كنت في المدرسة...
فيما يلي بعض الأفكار التي تساهم في جعل مشروعات المدرسة أكثر سهولة مما كانت عليه من قبل، مثل إنشاء خط زمني (دون بذل مجهود كبير)، وإضافة حواشي سفلية إلى ورقة أبحاث. تصدر هذه الأفكار عن شخص يتمنى لو كان لديه في الماضي ما لديه الآن (Microsoft Office XP).
بينما كنت أقلب في أوراقي القديمة بالأمس القريب، شعرت بالحنين إلى الماضي عندما عثرت على حزمة من حروف الانتقال، وهي عبارة عن أوراق مليئة بالحروف توضع على صفحة عنوان التقرير بشكل منظم، ثم يتم حك ظهر الحروف بقلم رصاص حتى تلتصق الحروف بالصفحة كما لو أن ذلك سحر. ثم يتم بعد ذلك تكرار نفس الإجراء لكل حرف من حروف العنوان مع محاولة الحفاظ على العنوان في خط مستقيم وعدم الإضرار بأي من تلك الحروف الهشة. كان ذلك في الماضي عندما كان إنشاء صفحة العنوان يستهلك الكثير من الوقت.
بعد أن قضيت بعض اللحظات للاستمتاع بمشاعر الحنين التي شعرت بها أعطيت حروف الانتقال إلى صغيري ذي الخمسة أعوام لكي يلهو بها. ربما بدت له هذه الحروف أكثر إثارة من اللهو بجهاز مسجل أو بهاتف ذي سلك. يرجع الفضل إلى التقنية والبرامج مثل Office XP في أن أصبحت الآن تلك الطرق القديمة والبطيئة لتنفيذ المشروعات المدرسية جزءًا من الماضي. لقد أصبح الآن من السهل استخدام Microsoft Word لإنشاء صفحة عنوان تحتوي على خطوط ذات أنماط وأحجام مختلفة، واستخدام القاموس المضمن والمدقق الإملائي (دون الحاجة إلى استخدام قلم التصحيح)، ودون الحاجة إلى التفكير في كيفية طباعة النص في أسطر مستقيمة.
بدأت أفكر في ميزات Office XP وميزات إنترنت الأخرى التي كانت من الممكن أن توفر لي الكثير من الوقت عندما كنت في المدرسة. إليكم بعض التلميحات حول "الطرق الجديدة" التي يمكن الاستعانة بها في تنفيذ الإجراءات لادخار وقتكم ووقت المشروع العلمي الخاص بكم في أولى مراحله.

أوراق المعمل
كثيرًا ما عانيت في أيام الجامعة من كتابة العديد من أوراق المعمل بالكامل مع ترقيم المقاطع، ووضع جداول البيانات، والرسومات، والتخطيطات. ولا زلت أتذكر كيف كنت أحاول ترك مساحة كافية فوق الصفحة عند كتابة النص بالآلة الكاتبة بحيث تظهر الرسومات البيانية والرسومات الأخرى التي كنت أنسخها بشكل مناسب فوق الصفحة. أما اليوم فأنا أستعين ببرنامج Word لكتابة الأوراق، وأستخدم الترقيم التلقائي لتنسيق العناوين والفقرات، وأقوم بنسخ البيانات والرسومات البيانية من Microsoft Excel ولصقها، وأتحكم في طريقة التفاف النص حول المعلومات التي قمت بلصقها.
إليكم بعض التلميحات حول كيفية القيام بهذه الإجراءات بطريقة سهلة أيضًا.

إضافة الأرقام إلى العناوين في برنامج Word
ملاحظة إذا قمت باستخدام أنماط العناوين المضمّنة في Word لتنسيق العناوين في التقرير الخاص بك (المقصود بذلك هو التنسيق الذي يتم تطبيقه على العناوين حيث يحتوي برنامج Word على تسعة أنماط مضمنة)، فيمكنك في هذه الحالة ترقيم العناوين تلقائيًا بالتنسيق الذي ترغب فيه.
1- اختر العنوان الذي ترغب في ترقيمه.
2- في القائمة تنسيق انقر فوق تعداد نقطي وتعداد رقمي، ثم انقر فوق علامة التبويب تعداد رقمي تفصيلي.
3- انقر فوق أحد تنسيقات التعداد الرقمي التي تحتوي على النص "عنوان 1،" "عنوان 2،" وهكذا، ثم انقر فوق موافق.
نسخ بيانات Excel ولصقها في مستند Word
1- قم بتحديد البيانات التي ترغب في نسخها من برنامج Excel.
2- في القائمة تحرير، انقر فوق نسخ.
3- في Word، حدد الموقع الذي ترغب في لصق البيانات به داخل المستند.
4- في القائمة تحرير، انقر فوق لصق خاص ثم حدد الخيار المطلوب.

ملاحظة إذا قمت بلصق البيانات في شكل كائن ورقة عمل Microsoft Excel، أو صورة، أو صورة نقطية فسوف يتم التعامل مع البيانات في Word على أنها صورة. ويمكن التحكم في كيفية انسياب النص حول الصورة عن طريق استخدام الزر التفاف النص فوق شريط الأدوات صورة. تساعد تلك الميزات في جعل هذه النوعية من التقارير أكثر سهولة مما كانت عليه من قبل.

الخطوط الزمنية
عندما كنت في الصف قبل الأخير من مرحلة الدراسة الثانوية، كان مشروع إنشاء خط زمني للأحداث من ضمن مشروعات التاريخ التي كنت أخشاها. ويبدو كما لو أن الأمر سهلاً إلا أنني كنت أصاب باليأس وأخلد إلى النوم بينما يظل والدي مستيقظًا حتى ساعة مبكرة من الصباح ليسجل العناصر يدويًا باستخدام القلم الرصاص والورق. وبطبيعة الحال، لم أكن أحصل على تلك الأحداث في صورة مرتبة ولذلك كنا نضطر إلى القيام بالكثير من المحو حتى يمكن ترتيب الأحداث بشكل صحيح مع ترك مسافات مناسبة بينها لكى يتم احتواؤها بالكامل فوق الصفحة.
أما اليوم فبإمكاني أن استخدم Excel أو جدول في Word لتسجيل الأحداث، وأن أقوم بفرزها حسب التاريخ للحصول على الترتيب المناسب، ثم أستخدم أدوات الرسم لإنشاء التمثيل الرسومي. بل يمكنني أيضًا الاستعانة بأحد قوالب الخط الزمني من معرض القوالب (انظر القسم مزيد من المعلومات أدناه).
يمكنك أن تجنب أطفالك الاضطرار إلى السهر ليلاً (وأن تجنب نفسك أيضًا هذه المعاناة) عن طريق الاستعانة بتلك التلميحات.
فرز قائمة من التواريخ والأحداث (حسب التاريخ) في ورقة عمل Excel
1- انقر فوق إحدى الخلايا في العمود الذي يحتوي على التواريخ.
2- على شريط الأدوات قياسي، انقر فوق فرز تصاعدي أو فرز تنازلي.
فرز قائمة أو جدول تواريخ (حسب التاريخ) في مستند Word

1. حدد القائمة أو الجدول الذي ترغب في فرزه.
2. في القائمة جدول، انقر فوق فرز.
3. إذا كانت القائمة أو الجدول يحتوي على صف رأس (على سبيل المثال عناوين مثل التاريخ، أو الحدث) حدد يحتوي صف رأس تحت التحديد.
4. في المربع فرز حسب، حدد العنوان أو الحقل الذي ترغب أن يتم الفرز طبقًا له، مثل التاريخ.
5. في المربع النوع، حدد تاريخ.
الحواشي السفلية والتعليقات الختامية والإسنادات الترافقية
هل يتذكر أحدكم كيف كنا نكتب الأرقام الفوقية باستخدام الآلة الكاتبة، أو نلجأ إلى تقطيع الورق إلى قطع صغيرة ولصقها (باستخدام أحد أنواع الصمغ) لتسمية الرسوم التخطيطية التي كنا نقوم بنسخها؟ لقد جعل برنامج Word اليوم من هذه المهمة أمرًا سهلاً وتلقائيًا من خلال ميزات الحواشي السفلية والتعليقات الختامية والإسنادات الترافقية.




(1) العلامات المرجعية للملاحظات
(2) الخط الفاصل
(3) نص الحاشية السفلية
(4) نص التعليق الختامي
إدراج حاشية سفلية أو تعليق ختامي في المستند
- قم بتحديد الموقع الذي ترغب أن يظهر به الرقم.
- في القائمة إدراج أشر إلى مرجع، ثم انقر فوق حاشية سفلية.
- لإدراج تعليق ختامي، حدد الخيار تعليق ختامي.
يمكنك من خلال مربع الحوار حواشي سفلية وتعليقات ختامية تحديد تنسيق معين للأرقام أو علامة مخصصة لاستخدامها كعلامة مرجعية للملاحظة. وإذا قمت بحفظ المستند كصفحة ويب فإن برنامج Word يقوم تلقائيًا بتغيير الحواشي السفلية والتعليقات الختامية إلى ارتباطات تشعبية، ونقل الحواشي السفلية إلى نهاية المستند.
يمكنك أيضًا إنشاء إسناد ترافقي في Word للإشارة إلى عنصر يظهر في موقع آخر في المستند - على سبيل المثال عندما يكون لديك جملة أو تسمية توضيحية مثل "انظر الشكل رقم 1." يمكنك في Word إنشاء إسناد ترافقي لعنوان أو حاشية سفلية أو إشارة مرجعية أو تسمية توضيحية أو فقرة مرقمة.
إنشاء إسناد ترافقي
• أشر إلى مرجع في القائمة إدراج، ثم انقر فوق إسناد ترافقي.
أوراق البحث
لا زلت أتذكر كيف كنت أستعين بكتيب جمعية اللغات الحديثة (MLA) للبحث عن القواعد المتبعة في كتابة أوراق البحث، وأتذكر أيضًا الحصول على المعلومات من الموسوعات المتاحة في مكتبة المدرسة. ولقد كان من الممكن أن يستغرق ذلك الأمر وقتًا أقل ويصبح أكثر سهولة بمساعدة المراجع المباشرة على إنترنت (مثل القواميس العادية وقواميس المترادفات والموسوعات) وموقع MLA على ويب ومعرض القوالب.
استخدام قاموس المترادفات في Word
• قم بتحديد إحدى الكلمات في المستند وأشر إلى اللغة في القائمة أدوات، ثم انقر فوق قاموس المترادفات. أو ابحث عن الكلمة مباشرة عن طريق كتابتها في مربع الحوار. (لتوفير المزيد من الوقت يمكن تحديد الكلمة ثم الضغط على مفتاحي الاختصار SHIFT+F7.)

أتسائل الآن ترى ما هي التقنية التي سأستخدمها بعد 15 عامًا من الآن، والتي كان من الممكن أن توفر لي الوقت الذي استغرقته في كتابة هذه المقالة.